El Archivo Municipal de San Javier tiene como misión la de recoger, custodiar, organizar, conservar y difundir los documentos generados por el Ayuntamiento a lo largo de su historia y en cualquier soporte, con el fin de ponerlos a disposición de:
- la propia administración municipal, para facilitar la consecución de sus fines,
- y de los ciudadanos, para la información, la resolución de asuntos administrativos y la investigación histórica.
El Archivo conserva el fondo documental del Ayuntamiento desde 1836, año en que se constituyó el Ayuntamiento de San Javier, tras su segregación del término municipal de Murcia, hasta la actualidad.
Funciones del Archivo Municipal de San Javier:
- Organización de las transferencias de documentos desde los distintos negociados al Archivo. Recepción de estos documentos y de los ingresados por otros cauces (donación, cesión, legado, depósito, etc).
- Preparación de los expedientes con vistas a una correcta conservación. Selección de los documentos con fines de eliminación o conservación definitiva.
- Organización del fondo, que implica la aplicación del Cuadro de Clasificación y su ordenación, siguiendo los criterios más adecuados para cada serie documental, así como su ubicación en las unidades de instalación y proceso de signaturación. Custodia del mismo.
- Confección de los instrumentos de descripción del fondo documental para su máxima difusión.
- Planificación y puesta en funcionamiento de los sistemas de informatización de la descripción y consulta de documentos como de la gestión interna.
- Asesoramiento sobre medidas de prevención y conservación del fondo y propuesta de actuaciones restauradoras, si fueran necesarias.
- Elaboración de informes y de trabajos, memorias, estudios, etc, sobre temas archivísticos, documentales y de investigación histórica.
- Elaboración de la normativa de uso específico para el Archivo.
- Atención y servicio a los diferentes negociados de la administración municipal, al ciudadano y al investigador a través del préstamo, consulta, reproducción, etc. y control de estos servicios.
- Divulgación de los instrumentos de descripción y desarrollo y puesta en práctica de actividades de dinamización cultural y educativa.
